Większość firm zaczyna od strony internetowej, arkusza i skrzynki mailowej. To rozsądny start. Z czasem jednak coraz więcej pracy polega na przenoszeniu danych z miejsca na miejsce, a strona zostaje wizytówką, która nic za firmę nie robi.
Sygnały, że czas na własny system
- te same dane wpisują Państwo w kilku miejscach: w arkuszu, w mailu, w fakturze,
- klienci pytają o status zamówienia albo wizyty, bo sami go nie widzą,
- rezerwacje i terminy uzgadnia się telefonicznie albo w wiadomościach,
- raport na koniec miesiąca zajmuje dzień ręcznego zliczania,
- nowa osoba w zespole uczy się procesu tygodniami, bo jest tylko w głowach.
System nie musi być duży
Własny system nie oznacza projektu na lata. Często wystarczy panel, który robi jedną rzecz dobrze: przyjmuje rezerwacje, pokazuje klientowi status, wystawia dokumenty albo łączy dwa programy, które dziś obsługuje się ręcznie. Taki panel można rozwijać krok po kroku.
Kiedy się wstrzymać
Jeśli proces zmienia się co tydzień, najpierw warto go ustabilizować w arkuszu. Automatyzowanie chaosu daje szybszy chaos. Dobrym momentem na własny system jest chwila, gdy wiadomo, jak proces ma wyglądać, a jedynym problemem jest ręczna praca.
Gotowe narzędzie czy własny system
Gotowe narzędzie wystarczy, gdy proces jest taki sam jak w tysiącach innych firm: prosta sprzedaż, standardowe faktury, kalendarz jednej osoby. Własny system ma sens, gdy trzeba połączyć kilka programów, gdy proces jest tym, co wyróżnia firmę, albo gdy gotowe narzędzia wymagają tylu obejść, że zespół i tak pracuje ręcznie. Często najlepsza jest mieszanka: gotowe programy tam, gdzie działają, i własny panel, który je łączy.
Jak policzyć, czy to się opłaca
Proszę spisać czynności, które zespół wykonuje ręcznie, i oszacować, ile godzin miesięcznie zajmują. Liczba godzin pomnożona przez koszt godziny pracy i przez dwanaście miesięcy daje roczny koszt obecnego sposobu działania. Do tego dochodzą błędy: zgubione zamówienia, pomyłki w fakturach, klienci, którzy nie doczekali się odpowiedzi. Jeśli ta suma jest wyraźnie wyższa niż koszt systemu, warto rozmawiać.
Jak wygląda pierwszy krok
Zaczynamy od rozmowy i prostej mapy procesu: kto co robi, w jakim programie i gdzie dane są przepisywane. Z tej mapy wybieramy jedną rzecz, która zabiera najwięcej czasu, i od niej zaczynamy. Pierwsza wersja ma działać na prawdziwych danych, a kolejne funkcje dokładamy, gdy widać, że poprzednie się sprawdzają.
Najczęstsze pytania
Czy można zacząć od jednej funkcji?
Tak, i zwykle tak właśnie robimy. Jeden dobrze działający panel daje więcej niż duży projekt, który czeka na uruchomienie miesiącami.
Czy system połączy się z programami, których już używamy?
Jeśli programy mają API, tak. Łączymy się z programami do faktur, kalendarzami, płatnościami i systemami wysyłek.
Ile kosztuje własny system?
To zależy od zakresu. Wycenę podajemy po rozmowie i mapie procesu, bo dopiero wtedy wiadomo, co trzeba zbudować, a co da się połączyć z gotowymi narzędziami.
Porozmawiajmy