W wielu małych sklepach stany magazynowe żyją w dwóch miejscach: w programie do faktur i w sklepie. Ktoś przepisuje je ręcznie, ktoś inny poprawia w panelu, a po tygodniu nikt nie wie, która liczba jest prawdziwa. Klient zamawia produkt, którego nie ma, i sprzedaż zamienia się w przeprosiny.
Jedno źródło prawdy
Pierwsza decyzja jest organizacyjna, nie techniczna: który system jest właścicielem stanów. Jeśli magazyn jest prowadzony w programie do faktur, to on powinien mówić sklepowi, ile czego jest. Sklep tylko pokazuje te liczby i zgłasza sprzedaż.
Synchronizacja w jedną stronę
Najwięcej problemów robią połączenia, w których kilka systemów może zmieniać ten sam stan. Bezpieczniejszy układ to przepływ w jedną stronę: z programu magazynowego do sklepu. Integracje zamówień i wysyłek obsługują swoją część, ale nie nadpisują stanów.
Co to daje na co dzień
- nikt nie przepisuje liczb między systemami,
- sklep nie sprzedaje towaru, którego nie ma,
- przyjęcie dostawy w programie od razu widać w sklepie,
- łatwiej znaleźć błąd, bo jest jedno miejsce, w którym mógł powstać.
Jak często synchronizować stany
Przy większości sklepów wystarczy aktualizacja co kilka minut. Częściej warto to robić przy towarze sprzedawanym w pojedynczych sztukach albo w krótkich promocjach, gdy dwie osoby mogą w tej samej chwili kupić ostatni egzemplarz. Wtedy pomaga też zmniejszanie stanu w sklepie od razu przy zamówieniu, bez czekania na kolejną synchronizację.
Co z zamówieniami między synchronizacjami
Sklep obniża stan u siebie w chwili zamówienia i przekazuje sprzedaż do programu magazynowego. Przy następnej synchronizacji program odsyła już liczbę, która uwzględnia to zamówienie, więc oba systemy się zgadzają. Ważne, żeby sklep nie odsyłał do programu swojej wersji stanu, tylko informację o sprzedaży.
Zanim połączą Państwo systemy
- każdy produkt i każdy wariant, na przykład rozmiar albo pojemność, ma własne SKU, takie samo w obu systemach,
- wiadomo, co zrobić z produktami bez stanu, takimi jak usługi czy produkty na zamówienie,
- zestawy mają ustaloną zasadę: czy mają własny stan, czy zmniejszają stany składników,
- jedna osoba odpowiada za przyjęcia dostaw w programie, a nie w panelu sklepu.
Najczęstsze pytania
Czy da się to zrobić z Fakturownią?
Tak. Sklep z paszami, o którym piszemy wyżej, pobiera stany właśnie z Fakturowni, która jest jedynym źródłem stanów.
Co, jeśli nasz program nie ma API?
Wtedy można cyklicznie wymieniać pliki z eksportem stanów. To mniej wygodne i wolniejsze, ale nadal lepsze niż ręczne przepisywanie liczb.
Czy po połączeniu możemy dalej zmieniać stany w sklepie?
Nie powinni Państwo. Każda ręczna zmiana w sklepie zostanie nadpisana przy następnej synchronizacji. Stany zmienia się tylko w programie magazynowym.
Taki układ wdrożyliśmy w sklepie z paszami, gdzie program do faktur jest jedynym źródłem stanów. Jeśli u Państwa stany rozjeżdżają się między systemami, zacznijmy od mapy: kto co zmienia i skąd.