Usługi / Automatyzacje i AI / Synchronizacja kalendarzy
Synchronizacja rezerwacji z Kalendarzem Google każdego pracownika.
Każda wizyta i rezerwacja z systemu sama trafia do Kalendarza Google osoby, która ją prowadzi. Pracownik widzi swój dzień w telefonie, a zmiany terminów aktualizują się bez przepisywania.
Dla kogo
Dla kogo jest synchronizacja kalendarzy
Dla zespołów, które pracują według grafiku i przyjmują rezerwacje online.
Gabinety i przychodnie
Lekarz albo terapeuta widzi swoje wizyty w Kalendarzu Google w telefonie, z imieniem pacjenta i rodzajem wizyty, bez logowania do systemu.
Salony usługowe
Fryzjer, kosmetyczka czy masażysta ma w telefonie aktualny plan dnia, a nowa rezerwacja online pojawia się w nim od razu.
Firmy z pracą w terenie
Serwisant albo doradca ma w kalendarzu adres, opis zlecenia i dane kontaktowe klienta, więc jedzie na miejsce przygotowany.
Szkoły i trenerzy
Zajęcia, konsultacje i spotkania, na które zapisali się uczestnicy, trafiają do kalendarza prowadzącego razem z listą osób.
Korzyści
Co daje synchronizacja kalendarzy
Jeden aktualny grafik, widoczny tam, gdzie pracownik i tak zagląda.
Wizyty w telefonie pracownika
Każda rezerwacja pojawia się w Kalendarzu Google pracownika, z powiadomieniem w telefonie. Nie trzeba drukować grafiku ani rozsyłać go w wiadomościach.
Zmiany widoczne od razu
Przesunięcie albo odwołanie wizyty w systemie zmienia wpis w kalendarzu pracownika, więc każdy zna aktualny termin.
Prywatne wpisy blokują terminy
Gdy pracownik wpisze w swoim kalendarzu wizytę u lekarza albo urlop, system może zablokować ten czas w zapisach online.
Mniej telefonów do recepcji
Pracownicy znają swój plan bez pytania recepcji, a recepcja nie przekazuje już każdej zmiany terminu telefonicznie ani wiadomością.
Jak z tego korzystać
Jak korzystać z synchronizacji kalendarzy
Przed startem łączymy kalendarze zespołu i ustalamy, co ma być widoczne we wpisie. Na co dzień pracownicy po prostu zaglądają do telefonu.
Połączenie kalendarza
Każdy pracownik raz łączy swój Kalendarz Google z systemem, logując się kontem Google. Może to też zrobić administrator dla całego zespołu.
Zawartość wpisu
Ustalamy, co widać w wydarzeniu: usługę, imię klienta, telefon, adres, notatkę. Dane wrażliwe mogą zostać wyłącznie w systemie, zgodnie z RODO.
Kierunek synchronizacji
Decydujemy, czy kalendarz tylko odbiera wizyty, czy prywatne wpisy pracownika również blokują terminy w zapisach online.
Grafiki i nieobecności
Grafiki pracy i urlopy prowadzi się w systemie. Kalendarz pokazuje pracownikowi gotowy plan, a klienci widzą tylko dostępne godziny.
Jak to działa
Jak działa synchronizacja kalendarzy od środka
System łączy się z Kalendarzem Google przez oficjalne API i pilnuje, żeby oba miejsca pokazywały to samo.
Autoryzacja OAuth
Pracownik loguje się kontem Google i zgadza się na dostęp do kalendarza. To standard OAuth: system nie zna hasła, dostaje tylko uprawnienie, które można cofnąć.
Zapis wydarzenia
Przy każdej nowej rezerwacji system tworzy wydarzenie przez API Kalendarza Google i zapamiętuje jego identyfikator przy wizycie.
Aktualizacja i usuwanie
Zmiana terminu albo odwołanie aktualizuje to samo wydarzenie po identyfikatorze, więc w kalendarzu nie zostają duplikaty ani stare wpisy.
Kolejka i ponowienia
Wysyłka do Google działa w kolejce zadań. Gdy połączenie chwilowo nie działa, zadanie ponawia się samo, a rezerwacja w systemie jest zapisana od razu.
Przykład: Platforma rezerwacji
Przykład: Platforma rezerwacji dla firm usługowych
W naszej Platformie rezerwacji wizyty trafiają same do Kalendarza Google każdego pracownika.
Grafiki zespołu
Firma ustala w platformie grafiki pracowników, a klienci zapisują się online wyłącznie na godziny, w których dana osoba pracuje.
Wizyty w kalendarzu
Każda wizyta zapisana online trafia sama do Kalendarza Google pracownika, który ją prowadzi, bez przepisywania przez recepcję.
Wiele firm w jednym systemie
Platforma obsługuje wiele firm naraz, a każda ma osobne dane, swoich pracowników i ich kalendarze.
Pytania
Nie ma tu Państwa pytania? Zapraszamy do kontaktu.
Czy działa z innym kalendarzem niż Google?
Podstawą jest Kalendarz Google. Inne kalendarze obsługujące standard iCal mogą wyświetlać wizyty przez link subskrypcji.
Jakie konto jest potrzebne pracownikowi?
Wystarczy konto Google, prywatne albo firmowe. Pracownik łączy je raz, a dalej wszystko działa samo.
Co widzi klient, gdy pracownik ma prywatny wpis?
Tylko to, że termin jest niedostępny. Treść prywatnych wpisów nie trafia do systemu ani do klientów.
Czy przesunięcie w Kalendarzu Google zmienia wizytę?
Wizyty zmieniamy w systemie, żeby klient dostał powiadomienie o nowym terminie. Kalendarz zawsze pokazuje aktualny stan.
Ile to kosztuje i ile trwa wdrożenie?
Zależy od zakresu, liczby pracowników i systemu rezerwacji. Ustalamy po rozmowie i przeglądzie, a potem przedstawiamy konkretną propozycję.
Chcą Państwo, żeby wizyty same pojawiały się w kalendarzach zespołu?
Wszystkie funkcje są opisane na stronie usługi Automatyzacje i AI.